Scheda individuale di ascolto
L’operatività di un servizio d’ascolto, nella parte relativa alla raccolta e registrazione dei dati dell’utenza è inevitabilmente condizionata dall’uso di schede individuali. Si tratta di costituire gradualmente un archivio cartaceo nel quale vangono registrati tutti i dati di coloro che si rivolgono alla Caritas Parrocchiale per essere ascoltati. Su ogni scheda sono raccolte tutte le informazioni anagrafiche, la composizione familiare, le condizioni di vita e di lavoro delle persone che compogono il nucleo familiare, la situazione economica (ISEE) e gli eventuali riferimenti alla rete (Parrocchia – Serv. Assistenz.- Centri Ascolto, ecc). Tutte, o in buona parte, queste informazioni sono soggette a vincoli di riservatezza per cui sulla scheda viene richiesta la firma di autorizzazione del richiedente. A garanzia del corretto mantenimento e dell’appropriato uso di questi dati viene individuata e nominata ufficialmente una persona responsabile della Privacy. In mancanza di tale nomina la responsabilità ricade sul rappresentante legale della parrocchia.
La scheda individuale dell’ascolto è una fonte di informazioni molto importante e richiede un continuo aggiornamento dei dati contenuti in funzione dei colloqui che avvengono nel tempo. In questo modo è possibile ricostruire, anche a distanza di anni, la storia di una persona o di una famiglia.
Una attenzione particolare è richiesta affinchè la preparazione completa della scheda non limiti la relazione e non diventi un semplice strumento burocratico di indagine.
Come già anticipato è bene che nel 1° colloquio si utilizzi la scheda solo come traccia ma ai fini della registrazione ci si limiti ai dati anagrafici e di pronto reperimento della persona rimandando agli incontri successivi i restanti dati.
Abbiamo ipotizzato il trattamento dei dati delle schede individuali esclusivamente in forma manuale, ma è auspocabile e necessario avere un programma informatico di gestione specifico.
Volendo è possibile utilizzare il programma della Caritas Diocesana accettando i limiti di accedere solo ai dati anagrafici+le date dei pasaggi senza poter disporre dei contenuti dei vari ascolti. In questo modo non si possono ricostruire i passi storici vissuti dall’interessato cioè le vicende e gli aiuti ottenuti. È invece possibile gestire tutti i dati per un nuovo assisito, sconosciuto sia in diocesi sia al Centro Frassati. Da ricordare che la maggior parte dei casi da trattare a S.ta Chiara sono già stati inseriti nel sistema diocesano dal Centro Frassati e quindi si possono conoscere i fatti avvenuti (trattati come ascolto) soltanto a partire dalla data di inserimento. Il Centro Frassati ha nel proprio sistema informatico tutti gli assistiti di S.ta Chiara a partire dal 2002 ed è disponibile a fornire i dati delle schede cartacee previo accordi sulle ipotesi di gestione delle schede sotto l’aspetto della garanzia della riservatezza e della sicurezza dei dati. Questo perchè non è possibile trasferire i dati per via informatica in quanto il sistema non lo consente.
Ogni scheda, quando completata e aggiornata nel tempo per riflettere le varianti intervenute, serve a garantire il passaggio di informazioni tra volontari che non sempre sono stati compresenti. Inoltre la registrazione dei dati e delle problematiche consente di non dover ripetere le stesse domande nei colloqui successivi ai precedenti.
Al momento la Caritas di S.ta Chiara ha un registro degli assistiti soltanto per soddisfare la gestione dei prodotti del Banco Alimentare e della G.D.O.
È prevedibile e auspicabile che da Novembre/Dicembre 2017 possa essere attivata la registrazione degli assistiti che si presentano in Caritas direttamente dai volontari di S.ta Chiara utilizzando il modello riportato nell’allegato “A”.
Scheda individuale delle erogazioni
È una scheda utile a registrare le erogazioni eseguite per ogni persona che ha richiesto un intervento economico. In questo modo è possibile, nell’immediato, conoscere la storia di tutti gli interventi eseguiti nel tempo, con relativi importi e causali di spesa. È opportuno consultare i dati di questa scheda prima di ogni decisione sulle erogazioni da fare. Un fax-simile è riportato nell’allegato “B”
Scheda individuale e scheda consuntiva dell’8xmille
Queste due schede saranno definite in un secondo tempo
Informatizzazione dati –Data Base diocesano
Al momento non esistono a S.ta Chiara sistemi o procedure che permettano la gestione in modo informatico dei dati contenuti nelle schede individuali dell’ascolto (allegato “A”). Esiste invece la possibilità di utilizzare il Data Base della Caritas diocesana con i limiti che già sono stati anticipati e cioè:
- Persone nuove non ancora trattate da altri enti caritativi (Centro Frassati – Parrocchie – Caritas diocesana). In questo caso è possibile gestire sia i dati di passaggio sia quelli di ascolto con inserimento diretto.
- Persone già trattate nel sistema diocesano perchè introdotte da altri enti caritativi. In questo caso è possibile conoscere solo i passaggi precedenti con relativi dati anagrafici senza poter accedere ai contenuti dell’ascolto (privacy). È comunque possibile inserire nuovi dati di ascolto relativi al passaggio in corso.
ATTENZIONE : Per accedere al Data Base Diocesano è necessaria una autorizzazione e l’ottenimento di una “password” individuale. Detta Pass viene assegnata soltanto dalla Caritas Diocesana su specifica richiesta e con procedura controllata (effetto privacy) . Per avviare le richieste rivolgersi al Centro d’Ascolto P.G. Frassati che provvederà in merito.